Fachthema · KI im Einkauf
KI im Einkauf: weniger abtippen, besser entscheiden
Über künstliche Intelligenz wird viel geredet – meist über Visionen. Mich interessiert die praktische Frage: Welche Arbeit im Einkauf eines mittelständischen Sondermaschinenbauers kann KI heute übernehmen, wo reicht eine gute Auswertung – und woran scheitern solche Projekte wirklich?
Digital ist noch nicht automatisch
Hinter jeder Bestellung stehen mehrere Belege – und schon vorher Stückliste und Bedarfsanforderung:
Bei einigen tausend Bestellungen im Jahr kommen schnell zehntausende Belege zusammen. In vielen Unternehmen liegen sie längst digital vor – ihre Inhalte werden aber Beleg für Beleg geprüft und von Hand übertragen, manche sogar zweimal. Jeder Übertragungsfehler am Anfang der Kette setzt sich bis in die Montage fort.
Mensch und KI – nicht Mensch oder KI
Ziel ist nicht, Einkäufer zu ersetzen, sondern Routine abzugeben und Entscheidungen beim Menschen zu lassen. Prof. Lichtenthaler (ISM Köln) spricht von „integrierter Intelligenz“: Der Vorteil entsteht aus KI plus Fachwissen – nicht aus einem Standardwerkzeug.
Realistisch bleiben: Laut einer vielzitierten MIT-Studie aus 2025 erkennen rund 95 % der Unternehmen keinen klaren wirtschaftlichen Nutzen ihrer KI-Initiativen. Mein Schluss daraus: wenige, messbare Anwendungsfälle statt einer breiten Einführung. Die Arbeit im Einkauf wird sich verändern – wegfallen wird sie nicht.
Sechs Felder, in denen KI Arbeit abnimmt
Ein Wort zu Verhandlungs-Bots: Für Zeichnungs- und Einzelteile im Sondermaschinenbau sind sie ungeeignet. Ein Test lohnt höchstens bei C-Teilen und indirektem Bedarf – etwa bei Zahlungszielen mit Kleinlieferanten.
KI oder BI? Die wichtigste Unterscheidung
Ein großer Teil der Ideen braucht gar keine KI, sondern klare Regeln und gute Auswertungen (Business Intelligence). Die Faustregel:
KI: lesen, verstehen, formulieren
- Auftragsbestätigungen und Lieferscheine auslesen
- PDF-Rechnungen und Angebote auslesen
- Lieferanten und Produkte recherchieren
- Anfragen, Mahnungen, Preisabwehr formulieren
- Vertragsklauseln vorprüfen
- Uneinheitliche Stücklisten und Freitext-Anforderungen verstehen
BI: rechnen, vergleichen, zählen
- Abweichungen bei Preis, Menge, Termin prüfen
- Bestellung, Wareneingang und Rechnung abgleichen
- Angebote vergleichen, Gesamtkosten rechnen
- Lieferanten nach Termintreue und Qualität bewerten
- Preisentwicklung und Bündelungspotenzial
- Stücklisten per Schnittstelle ins ERP übernehmen
Wo anfangen? Aufwand gegen Nutzen
Woran es wirklich scheitert
Erfahrungsgemäß seltener an der KI als an Freigaben, Schnittstellen und Datenqualität:
Und für die Beschaffung der KI selbst gelten die Regeln des Einkaufs: Gesamtkosten über die Laufzeit statt Lizenzpreis, Pilot vertraglich getrennt von der Ausweitung, vergleichbare Kriterien bei mehreren Anbietern.
Mein Vorgehen: klein anfangen, sauber messen
- Einen eng umrissenen Pilot wählen – am besten die Prüfung von Auftragsbestätigungen
- Heute messen: Belege pro Jahr, Minuten pro Beleg, Fehlerquote
- Parallel ein datenschutzkonformes KI-Werkzeug für Recherche und Schreiben freigeben lassen
- Nach der Pilotphase ehrlich bewerten: Zeit pro Beleg, Fehlerquote, Akzeptanz
- Erst dann auf Lieferscheine, Rechnungen und weitere Bereiche ausweiten
Dieser Beitrag gibt meine persönliche Einschätzung wieder, nicht die meines Arbeitgebers.
Wo stehen Sie mit KI im Einkauf?
Ich tausche mich gern aus – über erste Erfahrungen, Stolpersteine und das, was wirklich funktioniert.